Covid-19: Conheça a Instrução Normativa DREI nr. 79, que dispõe sobre a participação e votação a distância em reuniões e assembleias de cooperativas

INSTRUÇÃO NORMATIVA DREI Nº 79, DE 14 DE ABRIL DE 2020

Dispõe sobre a participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas.

O DIRETOR DO DEPARTAMENTO NACIONAL DE REGISTRO EMPRESARIAL E INTEGRAÇÃO, no uso das atribuições que lhe confere o art. 4º, incisos II, III e VII, da Lei nº 8.934, de 18 de novembro de 1994, e

Considerando o disposto no art. 1.080-A, do Código Civil, no art. 43-A, da Lei das Cooperativas e no § 2º, do art. 121, da Lei das Sociedades por Ações, acrescentados às suas respectivas leis pela Medida Provisória nº 931, de 30 de março de 2020, resolve:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Esta Instrução Normativa regulamenta a participação e a votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas.

§ 1º Exclusivamente para os fins do disposto no caput, as reuniões e assembleias podem ser:

I – semipresenciais, quando os acionistas, sócios ou associados puderem participar e votar presencialmente, no local físico da realização do conclave, mas também a distância, nos termos do § 2º; ou

II – digitais, quando os acionistas, sócios ou associados só puderem participar e votar a distância, nos termos do § 2º, caso em que o conclave não será realizado em nenhum local físico.

§ 2º A participação e a votação a distância dos acionistas, sócios ou associados pode ocorrer mediante o envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico.

§ 3º Para todos os fins legais, as reuniões e assembleias digitais serão consideradas como realizadas na sede da sociedade.

§ 4º A presente Instrução Normativa não se aplica às reuniões e assembleias em que a participação e a votação de acionistas, sócios ou associados sejam exclusivamente presenciais.

Art. 2º As reuniões e assembleias semipresenciais ou digitais deverão obedecer às normas atinentes ao respectivo tipo societário, bem como às normas do contrato ou estatuto social da sociedade, conforme o caso, quanto à convocação, instalação e deliberação.

§ 1º Os documentos e informações a serem disponibilizados previamente à realização da reunião ou assembleia semipresencial ou digital devem não apenas observar os mecanismos de divulgação já previstos em lei para cada tipo societário, como também ser disponibilizados por meio digital seguro.

§ 2º O instrumento de convocação deve informar, em destaque, que a reunião ou assembleia será semipresencial ou digital, conforme o caso, detalhando como os acionistas, sócios ou associados podem participar e votar a distância.

§ 3º As informações de que trata o § 2º deste artigo poderão ser divulgadas no anúncio de convocação de forma resumida, com indicação de endereço eletrônico na rede mundial de computadores onde as informações completas devem estar disponíveis de forma segura.

§ 4º A sociedade deve adotar sistema e tecnologia acessíveis para que todos os acionistas, sócios ou associados participem e votem a distância na assembleia ou reunião semipresencial ou digital.

§ 5º A sociedade não poderá ser responsabilizada por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou da conexão à rede mundial de computadores dos acionistas, sócios ou associados, assim como por quaisquer outras situações que não estejam sob o seu controle.

Art. 3º O anúncio de convocação deve listar os documentos exigidos para que os acionistas, sócios ou associados, bem como seus eventuais representantes legais, sejam admitidos à reunião ou assembleia semipresencial ou digital.

§ 1º A sociedade pode solicitar o envio prévio dos documentos mencionados no anúncio de convocação, devendo ser admitido o protocolo por meio eletrônico.

§ 2º O acionista, sócio ou associado pode participar da assembleia ou reunião semipresencial ou digital desde que apresente os documentos até 30 (trinta) minutos antes do horário estipulado para a abertura dos trabalhos, ainda que tenha deixado de enviá-los previamente.

Art. 4º A sociedade pode contratar terceiros para administrar, em seu nome, o processamento das informações nas reuniões ou assembleias semipresenciais e digitais, mas permanece responsável pelo cumprimento do disposto nesta Instrução Normativa.

Parágrafo único. A sociedade deverá manter arquivados todos os documentos relativos à reunião ou assembleia semipresencial ou digital, bem como a gravação integral dela, pelo prazo aplicável à ação que vise a anulá-la.

Art. 5º Para todos os efeitos legais, considera-se presente na reunião ou assembleia semipresencial ou digital, conforme o caso, o acionista, sócio ou associado:

I – que a ela compareça ou que nela se faça representar fisicamente;

II – cujo boletim de voto a distância tenha sido considerado válido pela sociedade; ou

III – que, pessoalmente ou por meio de representante, registre sua presença no sistema eletrônico de participação e voto a distância disponibilizado pela sociedade.

Parágrafo único. Os livros societários aplicáveis e a ata da respectiva reunião ou assembleia semipresencial ou digital poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário da mesa, que certificarão em tais documentos os acionistas, sócios ou associados presentes.

CAPÍTULO II

DA PARTICIPAÇÃO A DISTÂNCIA

Seção I

Da utilização de sistema eletrônico

Art. 6º O sistema eletrônico adotado pela sociedade para realização da reunião ou assembleia semipresencial ou digital deve garantir:

I – a segurança, a confiabilidade e a transparência do conclave;

II – o registro de presença dos sócios, acionistas ou associados;

III – a preservação do direito de participação a distância do acionista, sócio ou associado durante todo o conclave;

IV – o exercício do direito de voto a distância por parte do acionista, sócio associado, bem como o seu respectivo registro;

V – a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante o conclave;

VI – a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos acionistas, sócios ou associados;

VII – a gravação integral do conclave, que ficará arquivada na sede da sociedade; e

VIII – a participação de administradores, pessoas autorizadas a participar do conclave e pessoas cuja participação seja obrigatória.

Parágrafo único. Nas cooperativas, o sistema de que trata o caput deve garantir também anonimização dos votantes nas matérias em que o estatuto social previr o voto secreto.

Seção II

Do boletim de voto a distância

Art. 7º O boletim de voto a distância deve conter:

I – todas as matérias constantes da ordem do dia da reunião ou assembleia semipresencial ou digital a que se refere;

II – orientações sobre o seu envio à sociedade;

III – indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do acionista, sócio ou associado, bem como de eventual representante; e

IV – orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido.

Parágrafo único. A sociedade deve disponibilizar o boletim de voto a distância em versão passível de impressão e preenchimento manual, por meio de sistema eletrônico disponível na rede mundial de computadores.

Art. 8º A descrição das matérias a serem deliberadas no boletim de voto a distância:

I – deve ser feita em linguagem clara, objetiva e que não induza o acionista, sócio ou associado a erro;

II – deve ser formulada como uma proposta e indicar o seu autor, de modo que o acionista, sócio ou associado precise somente aprová-la, rejeitá-la ou abster-se; e

III – pode conter indicações de páginas na rede mundial de computadores nas quais as propostas estejam descritas de maneira mais detalhada ou que contenham os documentos exigidos por lei ou por esta Instrução Normativa.

Art. 9º O boletim de voto a distância deve ser enviado ao acionista, sócio ou associado na data da publicação da primeira convocação para a reunião ou assembleia semipresencial ou digital a que se refere, e deve ser devolvido à sociedade no mínimo 5 (cinco) dias antes da data da realização do conclave.

§ 1º A sociedade, em até 2 (dois) dias do recebimento do boletim de voto a distância, deve comunicar:

I – o recebimento do boletim de voto a distância, bem como que o boletim e eventuais documentos que o acompanham são suficientes para que o voto do acionista, sócio ou associado seja considerado válido; ou

II – a necessidade de retificação ou reenvio do boletim de voto a distância ou dos documentos que o acompanham, descrevendo os procedimentos e prazos necessários à regularização.

§ 2º O acionista, sócio ou associado pode retificar ou reenviar o boletim de voto a distância ou os documentos que o acompanham, observado o prazo previsto no caput.

§ 3º O envio de boletim de voto a distância não impede o acionista, sócio ou associado de se fazer presente à reunião ou assembleia semipresencial ou digital respectiva e exercer seu direito de participação e votação durante o conclave, caso em que o boletim enviado será desconsiderado.

CAPÍTULO III

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 10. Para fins de registro, a cópia ou certidão da ata da reunião ou assembleia semipresencial ou digital deverá preencher os mesmos requisitos legais constantes dos Manuais de Registro aprovados pela Instrução Normativa DREI nº 38, de 2017, naquilo que não conflitarem com esta Instrução Normativa.

§ 1º Na ata da reunião ou assembleia deve constar a informação de que ela foi semipresencial ou digital, informando-se a forma pela qual foram permitidos a participação e a votação a distância, conforme o caso.

§ 2º Os membros da mesa da reunião ou assembleia semipresencial ou digital deverão assinar a ata respectiva e consolidar, em documento único, a lista de presença.

§ 3º Quando a ata do conclave não for elaborada em documento físico:

I – as assinaturas dos membros da mesa deverão ser feitas com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica;

II – devem ser assegurados meios para que possa ser impressa em papel, de forma legível e a qualquer momento, por quaisquer acionistas, sócios ou associados; e

III – o presidente ou secretário deve declarar expressamente que atendeu todos os requisitos para a sua realização, especialmente os previstos nesta Instrução Normativa.

Art. 11. As reuniões ou assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas, em virtude das restrições decorrentes da pandemia do Coronavírus (Covid-19), poderão ser realizadas de forma semipresencial ou digital, desde que todos os acionistas, sócios ou associados se façam presentes, nos termos do art. 5º desta Instrução Normativa, ou declarem expressamente sua concordância.

Art. 12. Aplicam-se às reuniões e assembleias semipresenciais e digitais, subsidiariamente e no que com elas forem compatíveis, as disposições legais e regulamentares relativas às reuniões e assembleias exclusivamente presenciais.

Art. 13. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

ANDRÉ LUIZ SANTA CRUZ RAMOS